Etapa de Encargo

Es la etapa más relevante dentro del proceso de materialización de un proyecto, porque es aquí en la definición del proyecto donde se identifican, se dimensionan aspectos críticos permitiendo desarrollar adecuadamente todo el Proceso, a través de una visión integral, considerando las condiciones contractuales a las que estará sujeto el contrato que se celebre entre la Institución y la empresa adjudicataria, entre las que destacan:

Garantizar el cumplimiento de los objetivos que persigue el Proyecto de obra pública, satisfacer las necesidades de la Comunidad y dada su relevancia dentro de todos los procesos que involucra un proyecto, ya que constituyen la base fundamental del contrato entre Propietario y Constructor.

El grado de definición del proyecto debe ser tal,  que permitiendo una perfecta comprensión de las consideraciones allí establecidas  se debe mantener un orden exhaustivo, por cuanto ello permitirá afrontar cualquier dificultad que se origine tanto antes, durante o después de terminado dicho proceso, como también para superar exitosamente revisiones a que puede ser sometido, fundamentalmente por la Contraloría General de la República.

Antes de llamar a licitación con proyecto, estos deben estar totalmente afinados por razones de seguridad y certeza jurídica, y deben permitir definir en forma suficiente la obra a realizar. Los proyectos mal elaborados, conducen a malas contrataciones, a malas ejecuciones de obras, a gastos exagerados en relación a la envergadura de la obra, a la necesidad de introducir aumentos de obras, obras extraordinarias, al pago de indemnizaciones por gastos generales, aumentos de plazo, por lo que aparece del todo fundamental que en forma previa a la convocatoria el proyecto quede totalmente terminado y de acuerdo a la normativa vigente.

El art. 4 del D.S N° 75 del año 2004 define a un proyecto, o Documentos de licitación como el Conjunto de antecedentes que permite definir en forma suficiente la obra por realizar, que incluye bases administrativas, planos generales, planos de detalle, especificaciones técnicas y todos los demás documentos de la licitación.

Por otra parte la NCh 1156/1.Of1999 define  a las Especificaciones Técnicas como el conjunto sistematizado de requisitos técnicos necesarios para ejecutar una obra de construcción. Las Especificaciones Técnicas forman parte de un proyecto y complementan la representación gráfica del mismo. La Especificaciones Técnica deben contener todas aquellas exigencias que sean posibles o convenientes indicar en los planos, definiendo los criterios (cuantificables) de aceptación para determinar el control de calidad.

Partida: Está constituida por las Especificaciones Técnicas correspondientes a cada una de las faenas que constituyen una construcción. Fuente: NCh 1156/1.Of1999

“La precipitación tropieza en sus propios talones y se traba y se detiene a sí misma”. Séneca

Son pocos los proyectos que no incluyen modificaciones durante su etapa de ejecución, ya sea porque están incompletos, no actualizados, mal planificados, etc.,  los que en muchos casos son importantes cuando se trata de contratos de obra pública, por cuanto pueden afectar la idea primitiva del proyecto como también recargar el presupuesto de las obras, generando perjuicios económicos a la Administración.

En la siguiente figura se ha querido representar la etapa de identificación de riesgos de un proyectos, ya que un proyecto puede verse afectado si no cumple con sus objetivos, por lo que es muy importante disponer de una gerencia de proyectos en la Administración, de tal forma de identificar los riesgos, los que pueden estar interrelacionados, para evitar impactos negativos en el proyecto y planificar, reducir estos riesgos o evitarlos en pro de mejorar los resultados en forma proactiva.